Historia de la archivística

El estudio de los archivos y la documentación, es tan antiguo como la necesidad social de dejar evidencia de hechos o actividades económicas por medio de la escritura y un soporte documental.

Como sabemos la escritura es la representación gráfica de cualquier objeto o cosa mediante símbolos; la escritura surgió con los hombres primitivos que proyectaban objetos, mediante dibujos o símbolos.

Desde las civilizaciones de Asia Anterior (Semitas y no Semitas), Bajo Imperio Romano, egipcia y griega, se tiene pruebas de la existencia de archivos organizados.

Los primeros documentos que fueron surgiendo son: leyes, documentación de control poblacional, territorial y de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad y registros bancarios etc.)

Las excavaciones en Tell Hariri y Ras-Shamra, han dejado evidencias de la existencia de archivos en la antigüedad. Las excavaciones en Ras-Shamra son las únicas que han dejado constancia de fondos organizados. En total 400.000 tablillas de arcilla se han excavado.

A principios de los años 1930 se hizo uno de los hallazgos más formidables de la arqueología y la archivística, fue el descubrimiento del palacio Real de Mari, y en su interior un valioso archivo con más de 20.000 tablillas y con las primeras escrituras conocidas sobre piel, datadas del 1.700 a.C aproximadamente.

Se destaca el hallazgo en 1975 de 17.000 tablillas de arcilla con textos cuneiforme, del archivo de Ebla en 2300 a.C, donde se descubrieron contratos mercantiles, documentos administrativos, legales y contables. Las tablillas se encontraban depositadas ordenadamente en las estanterías del palacio real.

Los documentos y los archivos estaban a cargo de los escribas, quienes eran los encargados de escribir, contabilizar y copiar, utilizando varios tipos de escritura. Ellos pertenecían a una casta especial al servicio de los templos. Las competencias y funciones de los escribas en los archivos eran múltiples: cuidaban, controlaban y registraban todas las acciones de importancia social y de las instituciones. La importancia del cargo, demuestra la trascendencia que tenia la escritura y el soporte como testimonio de la vida social y cultural a través del archivo como actor fundamental para la conservación y difusión del testimonio indispensable de la vida en tiempos remotos.

Fue la ciudad de uruk donde se excavaron tal vez las escrituras cuneiformes mas arcaicas conocidas en la actualidad, de la civilización sumeria del 3300 a 2800 a.C aproximadamente; conservadas en tablillas de arcilla. Estos fueron los primeros archivos del mundo y su función era esencialmente económica.

La arcilla es el material o soporte sobre el que se conserva la escritura mas antigua, pues sobre esta se moldeaban las cuentas simples y complejas fichas que representaban productos de la zona.

El origen de la alfarería en el cuarto milenio a.C facilito la fabricación y el uso de arcilla como soporte de escritura, por que aun estando húmeda o blanda se tallaba con una cuña de metal o de madera, y la forma lisa que se le daba por el segmento donde se escribía y convexa por la cara opuesta, facilitaba el almacenamiento en los nichos de pared constituyendo así los primeros archivos.

Los cantos de las tablillas eran esculpidos con datos indicativos y descriptivos del contenido que podía leerse, así pues, junto a la escritura, surgía la primera forma de clasificación y archivo. La función básica de la arcilla grabada era contener registros de contabilidad y actividades comerciales.

Uno de los rasgos más característicos de la cultura egipcia, junto con el de los jeroglíficos, estatuas y pirámides, es sin duda el uso del papiro, obtenido de las plantas Ciperácea, que crecían abundantemente en las inmediaciones del Río Nilo. El papiro favoreció la difusión de la escritura, literatura, distribución y copia; los archivos se sistematizaron debido a la polivalencia que tenía la información en ese entonces.

La madera, fue otro de los materiales utilizados des de la antigüedad, pues tenía la ventaja de ser abundante, barata y de fácil obtención. En Grecia y Roma las tablillas enceradas fueron uno de los principales soportes de escritura y se usaban para textos literarios como fabulas, poemas etc. Algunas tablillas se preparaban especialmente con barniz o cal para ser usadas en documentos importantes como: leyes y edictos.

En el siglo IV a.C los Griegos destinaron el templo de Cibeles un archivo, que custodiaba los documentos públicos y estatutos de Grecia.

A medida que la escritura iba evolucionando también lo hizo su medio de transmisión, con la madera se fueron formando folletos plegables denominados tríptico, que se colgaban en las paredes por medio de asas y alambres tensos, también se guardaban en un tabulario que es un edificio que los Romanos destinaron como almacén de documentos, en estos edificios se custodiaba las actas, normas y demás documentos del imperio.

El Aerarium era el tesoro Romano, obtenido por recaudo de impuestos. También el principal archivo de documentos oficiales, su sede estaba situada en el templo de Saturno en la colonia del capitolio. Asimismo había archivos establecidos como el de los tribunos de la Plebe quienes eran los magistrados especiales, encargados de velar por los derechos de los plebeyos.

Con la llegada de los bárbaros a Imperio Romano se destruye el estado, social, administrativo y económico; también los archivos se ven afectados por las invasiones y ataques, debido a la fragilidad de los registros, muchos se destruyen en los incendios.

Los Visigodos asentados en España constituyeron el Archivo Real donde se custodiaban documentos judiciales, episcopales, notariales y archivos de carácter privado. Gran parte de esta documentación se perdió debido a que cuando los documentos no tenían valor se empleaban para la construcción. Se sabe que en el Archivo Real de Toledo se guardaban actas de conciliación, comentarios bíblicos, cartas etc.

En los archivos particulares se guardaban los documentos de negocios privados y testamentos.

Los monasterios en su apogeo en los siglos VI y XII, formaron archivos con cierto criterio de organización y conservación. La cantidad de archivos eclesiásticos era amplia y cada uno de sus acervos presentaban características propias del origen posición geográfica, cultura, región y actividad económica al interior de cada uno. No era fácil la organización de la documentación de estos repositorios debido que no había normas establecidas para ello; entonces lo que se hizo fue determinar pocas secciones para así facilitar el control de documentos.

Tradicionalmente se sugerían dos secciones la administración de régimen y administración ganadera o agrícola, cada sección estaba conformada por series documentales que se ajustaba a la administración de cada monasterio. En la sección de régimen se podrían encontrar documentos, que reflejaran actos de la gestión de gobierno y del bien común del monasterio, en la sección pecuaria se hallaban documentos como: inventarios y registros de las sumas de dinero que ingresaban a la abadía.

Actas: Documentos que registraban las decisiones y acuerdos.

Crónicas: Son los documentos donde se asientan los sucesos notables.

Registros de misa: En esta serie se registraban las ceremonias religiosas, la intención, la fecha, el nombre de quien la celebro y el costo de tributo.

Religiosas: Eran registros de monjas difuntas de la misma comunidad.

Visitas: Eran documentos donde el abad o la superiora asientan en visita canónica, en bien de la disciplina monacal.

Libros anuales: registro de entrada y salida de un año en concreto.

Escritura: avala la propiedad.

Los monasterios tenían series distintas pero había algunas que eran comunes a todos, por ejemplo es el caso de la correspondencia emitida y recibida en formato carta.

El sistema de registros que se implantó en el occidente europeo, a lo largo del siglo XIII siguiendo los pasos de la cancillería pontificia, primera institución en ponerlo en práctica. Durante el pontificado de Inocencio III surgen las series de registros pontificios, notariales y cartorales. En aquel entonces el registro era un libro donde se registraban sistemáticamente documentos, cartas y cuentas con un sentido de organización estricto.

Este registro se podía hacer a partir de la minuta del documento y también se hacía con la correspondencia producida y recibida. Los registros también eran utilizados para conservar y gestionar las actividades de las iglesias.

El Domesday Book fue el primer registro de Inglaterra completado en 1086 por disposición del rey Guillermo I de Inglaterra. Este era similar a los censos que realizan hoy en día. El rey Guillermo I necesitaba información del país, para poder administrarlo mejor.

En la organización de los primeros fondos documentales de estado, España fue la precursora a comienzos del siglo XV, el modelo de organización se extendió por Europa. Lo reyes católicos a finales del siglo XVI ordenaron la agrupación de los archivos de las cancillerías.

Maximiliano de Augsburgo organizó los archivos del imperio en Innsbruck, con la transferencia de documentos por parte de Carlos V y Felipe II de los archivos procedentes de todos los consejos, audiencias y cancillerías de estado.

También nace un concepto substancial de acceso múltiple a la información, con tal vez el primer sistema de clasificación bibliográfica, por Konrad Gesner naturalista y bibliógrafo suizo. Que en su obra Bibliotheca universalis, estructura dos criterios en el mismo número de volúmenes; en el primero ordena (autores griegos, latinos y hebreos así como sus obras) según su nombre de pila y también por apellido. En el segundo establece un sistema de encabezamiento por materia y debajo ordena obras recopiladas en el primer volumen, y utiliza su obra como catálogo de biblioteca para esto añade signatura topográfica y el precio de los libros.

En el siglo XVIII Machault intento reunir la copia de los documentos inéditos de Francia y del extranjero con el fin de crear una oficina de eruditos y copistas, esta labor duro más de 30 años y no dio los resultados que se esperaba debido a la masa documental.
En víspera de la revolución, se valoró en 10 mil el número de depósitos archivísticos en Francia, la asamblea decidió garantizar la conservación de estos fondos, y eligió al Camus abogado del parlamento, que estableció cinco secciones cronológicas para los documentos de la asamblea. El 25 de junio de 1794 se promulgo la ley que fundo el hecho de los archivos nacionales y la creación de una agencia temporal encargada de destruir la totalidad de documentos de la servidumbre y guardar los que representaban interés histórico.

En España se fundan escuelas de archivistas en el año 1868.

Napoleón decidió concentrar en parís todos los archivos políticos de Europa con la finalidad de restar armas a los adversarios y utilizarlas en propaganda política.

En Francia XIX nacen dos principios fundamentales: principio del respeto de los fondos. Eliminación de documentos inútiles y transferencia periódica de fondos con el fin de asegurar la correcta conservación y custodia.

El ejemplo francés de principio de respeto a los fondos se aplicó en diversos países europeos. En el transcurso del siglo XIX los archivos no dejaron de crecer en toda Europa.

Con el manual del holandés en 1898 se acepta la explicación de principio de los fondos como fundamental en la archivística.

Estados unidos y la Unión Soviética fueron conformando sus métodos de archivo. La II guerra mundial fue un punto de partida muy importante para la archivística por dos razones:

1 La necesidad de investigar, indagar y difundir el conocimiento de los crímenes nazis contra la humanidad, esto llevo a declarar el libre acceso a los archivos del III Reich, por el valor que estos simboliza para la investigación.

2 La expresión de la democracia como modelo de organización social, principio de transparencia en el quehacer de las administraciones, para informar al ciudadano. Archivos para la historia y la humanidad.

El Manual Holandés separa la archivología o archivística de las otras disciplinas, como bibliotecología o museología.

En 1922, Hilary Jenkinson publicó, Manual administración de archivo. En el enfatizo los documentos de archivo como evidencia de los actos de su creador.

En el siglo XX hubo dos momentos en la evolución de la archivística como ciencia.

En un primer momento la sistematización del pensamiento archivístico, expuesto en el Manual Holandés. Desde 1898 a 1980, este periodo fue denominado como paradigma estatista.

En el segundo momento es definido como el nuevo paradigma y proceso natural en la evolución teórica de la ciencia.

Los cambios de antonomasia ocurridos desde 1980, son el resultado de debates teórico- prácticos, que partieron de la formulación de fundamentos hipotéticos.

Las características del nuevo paradigma es el discernimiento de los siguientes conceptos:

El principio de procedencia.

El orden original.

Los 3 componentes del documento: su estructura, contenido y contexto.

El fondo archivístico.

La clasificación y la descripción.

La valoración.

La preservación.

Los archivos, como instituciones.

Actualmente el archivista moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera que los documentos puedan ser organizados, consultados y conservados. Y puedan estar al servicio de su productor como fuente de historia o evidencia.



Biografía

Balsera Moraño Raúl,  ARQUEOLOGÍA. Ebla, Troya y Micenas. Las civilizaciones de los Héroes. Video en YouTube,  Publicado el 11 mar. 2013, https://www.youtube.com/watch?v=vmSkP8UEcZ0, tomado el 01/12/2015.

Wikipedia, Escriba, 13 sep 2015, https://es.wikipedia.org/wiki/Escribas, tomado el 01/12/2015.

Wikipedia, Palacio de Mari, 5 nov 2015, https://es.wikipedia.org/wiki/Palacio_de_Mari, tomado el 01/12/2015.

National Geographic, El fastuoso palacio de Mari, la gran rival de Babilonia, http://www.nationalgeographic.com.es/articulo/historia/secciones/8108/fastuoso_palacio_mari_gran_rival_babilonia-imagen_2.html#gallery-2, tomado el 01/12/2015.

Caballero Cristóbal, Historia de los curtidos de las pieles, books.google.com.co, https://books.google.com.co/books?id=pTi1BAAAQBAJ&pg=PA26&lpg=PA26&dq=En+Mari+en+el+1700+a.c+archivo&source=bl&ots=xe_xiPQFPF&sig=Zw0qrCrpIpOD3JQsHASjOnmRZ5c&hl=es-419&sa=X&ved=0ahUKEwjDyfrZh_jJAhVENSYKHe1CAhIQ6AEILDAD#v=onepage&q=En%20Mari%20en%20el%201700%20a.c%20archivo&f=false, tomado el 01/12/2015.

Fernández Miguel Ángel, EL ARCHIVO EN LA HISTORIA, http://www.islabahia.com/arenaycal/2009/164_octubre/miguel_angel_164.asp, tomado el 01/12/2015.

María de la Almudena Serrano Mota, Mariano García Ruipérez, El patrimonio documental: fuentes documentales y archivos, cueca 1999: ediciones de la universidad, https://books.google.com.co/books?id=K7XGsc9ML-QC&pg=PA275&lpg=PA275&dq=archivo+real+de+los+visigodos&source=bl&ots=vw_TwYKwq2&sig=lQ9hSbZASP6LtWDpvYbJWVLapgM&hl=es-419&sa=X&ved=0ahUKEwj4rJSp7fzJAhUCRiYKHTwNBr8Q6AEIHzAB#v=onepage&q=archivo%20real%20de%20los%20visigodos&f=false, tomado el 01/12/2015.

Pedro voltes bou,los archivos nacionales de parís, http://www.raco.cat/index.php/BoletinRABL/article/viewFile/195945/269946, tomado el 01/12/2015.

Yanara Dorado SantanaI; Mayra M. Mena Mugica ,Evolución de la ciencia archivística, ACIMED. 2009, http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol20_1_09/aci04709.pdf, tomado el 01/12/2015.

José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística,  julio de 1996, https://es.scribd.com/doc/135447396/Manual-de-Archivistica-Cruz-Mundet, tomado el 01/12/2015.

Concla.net, apuntes del modulo III, www.concla.net/TeoriaArch/materiales/CLASE15.doc, tomado el 01/12/2015.