¿Qué es gestión documental?

Conjunto de procedimientos y procesos de planificación, control y organización de la información en cualquier medio soporte, producida y recibida por una persona natural o jurídica, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso, acceso y conservación.


Imagínate no tener identidad, no saber quién eres, cómo te llamas, cuándo naciste, quiénes son tus padres o hermanos, en pocas palabras no tener una historia, entonces sin saber ¿Quién eres?, cómo puedes saber ¿Para donde vas?; sera que ¿hay personas que sobreviven bajo estas condiciones?, no conozco la primera; pero si tengo conocimiento de organizaciones o entidades que sobreviven así, sin un archivo organizado; y es que no es muy importante algo que a primera vista no lucra directamente a la empresa por así decirlo, el pensamiento erróneo de líderes o gerentes de entidades privadas es que lo más importante es darle prioridad a la "actividad misional", el producto o servicio que se ofrece a los usuarios, y si es verdad por qué es cómo la empresa se mantiene, pero en la vida empresarial se presenta muchos altibajos y las mejores herramientas para enfrentar los obstáculos es saber qué fortalezas y debilidades se tienen, y qué características tenemos que nos diferencia de la competencia. Cuando un archivista organiza un archivo no sólo organiza información sino que "construye " historia, sentido de pertenencia o cultura institucional.

El impacto más significativo de un sistema de gestión documental con respecto a las actividades misionales es sin duda la agilización en los procesos que son transversales a la gestión documental.

Por ejemplo:

La intranet es muy importante para la comunicación interna (entre dependencias) y externa (entre clientes y proveedores); dentro de la empresa alguna dependencia posee algún tipo de información que es necesario transmitir a las demás secciones o directamente a los empleados; esta facilidad en la comunicación podría ayudar a reducir el tiempo en los trámites

Los sistemas de gestión documental electrónicos además de ser excelentes para compartir y buscar información tienen un impacto positivo en el medio ambiente ahorro en papel, tinta y energía que podría traducirse en un activo de cualquier entidad.

1.Planificación:

1.2 Recolección de datos: Origen de la información, ¿De que proceso viene con respecto al manual de funciones y procedimientos o al diseño del perfil ocupacional?, ¿Cuál es el valor documental?, el valor que tienen los documentos van muy ligado a la función que estos desempeñan en la organización, tanto producidos como recibidos; los recibidos pueden ser soporte de un expediente o anexos a un trámite, ¿Cuáles normas interfieren en el proceso?, ¿La información es verídica al proceso?.

La creación y diseño depende de muchos factores que influencian de manera directa en la obtención de resultados  probatorios y descriptivos.

Elegir el Software adecuado para la creación o diseño de documentos,unificar formatos para establecer el control de copias, simplificar trámites articulado con el sistema de gestión a la calidad, documentos electrónicos, expedientes electrónicos y digitalización certificada de documentos, determinar el almacenamiento que costo o beneficios tiene el almacenamiento en soporte papel y cuales tiene en análogo o digital también hay que tener en cuenta migración de datos, en los sistemas de documentos electrónicos, velocidad de transferencia con respecto al volumen documental total de los repositorios esto con el fin de mitigar riesgos, porque es conocimiento de todos que los dispositivos de almacenamiento de información más conocidos son muy vulnerables al medio ambiente, defectos de diseño, malware o spyware y a personas mal intencionadas; la mayoría de los dispositivos de almacenamiento cuentan también con recuperación y restauración de datos que en caso de riesgo podría ser útil.

2.Control documental.

El control documental se hace con todos las actividades  e instrumentos archivísticos que permitan la administración de flujos de trabajo.

Son los instrumentos que permiten un control de la información enviada, recibida porque se puede controlar la información que sale y entra a la empresa, también pueden ser control documental el producto de la descripción documental, como las TRD y CCD porque con estos se podría tener un control en la disposición final.

Todo proceso inicia con una materia prima y esta a su vez viene de un proveedor, el cual se tiene que incluir en el proceso, todo proceso tiene que tener objetivos. entonces teniendo en cuenta lo anterior la materia prima en gestión documental sería la información


SGS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Control de entradas.
Verificar si la información es competente.
Valor y sistemas de autenticación y confidencialidad.
Mantenimiento de los equipos y actualización de software
Especificaciones y normatividad vigentes (AGN y Estándares internacionales).
Control de las condiciones ambientales y cultura cero papel.
Control de la mano de obra, competitividad obligaciones y experiencia.
Seguridad industrial.
Control de resultados.

3.Organización documental.

Es un conjunto de acciones que van orientadas a establecer agrupaciones tomando como base el principio de procedencia y orden original; con el fin de reflejar la actividad que produce los documentos.








Organización = ordenación + clasificación + descripción



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