El Mundo De La Gestión Documental

La vida media de una inscripción en piedra es de 10 mil años, la vida media de un pergamino es de 1000 años, un rollo de película 100 años y un vinilo 50. Los soportes digitales enfrentan una fragilidad química y física. El fin principal por el cual fueron fabricados es el acceso y capacidad de almacenamiento, más no su conservación a largo plazo.

By  Catolicosenlinea2000 El vaticano alberga uno de los archivos más grandes y ricos culturalmente hablando del mundo, se especula que contiene todo tipo de datos antiguos; el archivo del vaticano se encuentra al lado de la biblioteca en cinco depósitos subterráneos y cuenta con 85 Kilómetros lineales de documentos y estanterías.

Incontec   es un instituto colombiano de certificación y el representante de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), en Colombia y Latinoamérica.  Entre sus servicios más destacados está el de Consulta y venta de Normas y Publicaciones que cuenta con alrededor de 30 normas y guías técnicas que tienen que ver con la archivística, éstas son algunas de ellas con los link de compra o previsualización. NTC 2773 – EQUIPO Y ÚTILES DE OFICINA. CARPETA DE CARTÓN PARA ARCHIVO. NTC 5029 –MEDICIÓN DE ARCHIVOS.   NTC 4849 – PAPEL Y CARTÓN. MEDICIÓN DEL PH DE LA SUPERFICIE DEL PAPEL

Conjunto de procedimientos y procesos de planificación, control y organización de la información en cualquier medio soporte, producida y recibida por una persona natural o jurídica, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso, acceso y conservación.

La referencia cruzada es una nota con caracteres descriptivos que permiten el cruce de información para aquellos documentos que su medio soporte requiere de unas condiciones medioambientales especiales, diferentes a las del papel de la unidad documental o expediente al que pertenecen por su composición química u orgánica.   Cuando en una unidad documental o un expediente se encuentran documentos tales como:Impresos, diarios, revistas, medios magnéticos, usb, discos duros externos etc. se procede a retirarlos de esa unidad dejando en su lugar la referencia cruzada y ubicando los documentos en condiciones ambientales óptimas para ellos. Los campos que debería tener una referencia cruzada como mínimo son: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, tipo de formato, el número que le corresponde en folios de la unidad, fecha, tamaño y asunto.

Son documentos oficiales todos aquellos que se reciben o se expidan en las entidades púb licas y privadas que cumplen funciones públicas. (Comunicaciones oficiales).

Dato: Es un conjunto discreto, de elementos objetivos sobre un hecho real. Dentro de cualquier contexto (social, empresarial o económico), y se puede interpretar como un elemento primario que compone la información. Los datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como letras, números, señas o gestos y tienen la cualidad de asociarse en cualquier ambiente para convertirse en información.

El estudio de los archivos y la documentación, es tan antiguo como la necesidad social de dejar evidencia de hechos o actividades económicas por medio de la escritura y un soporte documental. Como sabemos la escritura es la representación gráfica de cualquier objeto o cosa mediante símbolos; la escritura surgió con los hombres primitivos que proyectaban objetos, mediante dibujos o símbolos. Desde las civilizaciones de Asia Anterior (Semitas y no Semitas), Bajo Imperio Romano, egipcia y griega, se tiene pruebas de la existencia de archivos organizados. Los primeros documentos que fueron surgiendo son: leyes, documentación de control poblacional, territorial y de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad y registros bancarios etc.)